Cách sử dụng danh thiếp trong môi trường làm việc với người Nhật

No comments

Vì đặc tính cẩn trọng trong giao tiếp việc làm tiếng Nhật nên việc gọi sai tên sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến thiện cảm của người Nhật khi giao tiếp.

Nhật Bản từ lâu là một đất nước rất coi trọng văn hóa cũng như phong cách ứng xử, giao tiếp trong các mối quan hệ hàng ngày. Những nét đặc trưng ấy thể hiện trong từng cử chỉ nhỏ nhặt mà chứa đầy sự khiêm nhường, trong nhiều trường hợp quá đỗi nhã nhặn, lịch sự của người Nhật từ cách chào hỏi, cách xưng hô, cách ăn mặc và đặc biệt là cách sử dụng danh thiếp trong môi trường việc làm Tiếng Nhật.

Bài viết này sẽ trình bày những điều rất đặc trưng trong phong cách sử dụng danh thiếp, được xem như một biểu tượng trong văn hóa kinh doanh của người Nhật.

Những con số thú vị về danh thiếp của người Nhật

Tùy theo văn hóa kinh doanh đặc thù của mỗi nước mà hình thành nên cách sử dụng danh thiếp khá khác nhau, nhưng không nơi đâu danh thiếp được đặt ở một vị trí rất quan trọng trong văn hóa việc làm Tiếng Nhật.

Điều này thể hiện qua con số “khủng” về lượng danh thiếp được trao gửi hàng ngày, cụ thể con số ấy là 20 danh thiếp/ngày với trung bình một doanh nhân người Nhật và lên đến 45 triệu/ ngày cho cả toàn nước Nhật. Điều này cho thấy người danh thiếp có số lượng được sử dụng nhiều nhất tại Nhật Bản, là một thứ dường như không thể thiếu trong mỗi cuộc giao tiếp việc làm Nhật Bản. Tuy nhiên, khi trao đổi danh thiếp, để không làm mất lòng đối tác người Nhật, cần đặc biệt chú ý những điểm sau:

Những Điều Thú Vị Cần Biết Về Cách Sử Dụng Danh Thiếp Trong Môi Trường Việc Làm Tiếng Nhật

1. Chế độ thứ bậc trong giao tiếp

Một điều khá đặc trưng trong văn hóa việc làm tiếng Nhật là việc coi trọng quan hệ thứ bậc khi giao tiếp. Chính vì vậy, việc trao đổi danh thiếp được xem là dễ dàng và nhẹ nhàng hơn nếu như cuộc nói chuyện diễn ra giữa hai người có cùng địa vị và tuổi tác. Tuy nhiên nếu nó là mối quan hệ giữa sếp và nhân viên, giữa người nhỏ tuổi và lớn tuổi hơn thì việc trao đổi danh thiếp cần phải có sự lễ nghi và trang trọng nhiều hơn biểu hiện từ cấp thấp hơn hay nhỏ tuổi hơn.

Xa hơn nữa, điều này dẫn đến một lưu ý cần thiết là người có chức danh thấp hơn được khuyên hạn chế và không nên trao gửi danh thiếp của mình cho người có chức vị cao hơn ngoại trừ trong trường hợp được sự giới thiệu hoặc sự ủy thác của người có chức vụ cao tương xứng.

2. Chức danh trong danh thiếp cần được xác định

Người Nhật mong muốn được gọi theo đúng chức danh trong danh thiếp của họ. Ví dụ như một người trong danh thiếp có chức danh là giám đốc thì ta phải gọi họ theo đúng chức danh là shachou (giám đốc) chứ không nên tùy tiện gọi theeo danh xưng thông thường như “anh” và “tôi”.

3. Khi trao đổi danh thiếp, nét mặt của người Nhật có xu hướng được thể hiện rõ nét

Điều này đặc biệt thú vị khi ta quan sát nét mặt lúc trong đổi danh thiếp trong môi trường việc làm Nhật Bản. Cụ thể, đối với người có chức vị cao thì nét mặt thường thể hiện nét tự tin, dứt khoát và dáng người đứng thẳng, khoan thai. Trong khi đó, người mang chức vị thấp hơn thì dáng người thường khom lưng hơn khi trao danh thiếp và vẻ mặt thể hiện sự khiêm nhường và chân thành khi trao gửi.

Nếu chú ý kĩ những đặc điểm này, ta có thể đoán được thứ bậc cũng như vị trí công việc trong giữa hai người trong cuộc giao tiếp việc làm Nhật Bản.

4. Tên trong danh thiếp đặc biệt cần được gọi chính xác

Tuy nghe có vẻ đơn giản nhưng thật sự không đơn giản chút nào trong việc gọi chính xác tên của người Nhật. Bởi vì nước Nhật nổi tiếng có nhiều họ tên nhất trên thế giới với 370.000 họ trong khi đó là sự hoán đổi giữa 50 âm tiết cơ bản. Vì vậy sẽ dẫn đến rất nhiều âm gần nghĩa gây sự nhầm lẫn cho người đọc vd như “Wakari” hay “Waraki”, “Doichi” hay “Idochi” , v.v….

Vì đặc tính cẩn trọng trong giao tiếp việc làm tiếng Nhật nên việc gọi sai tên sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến thiện cảm của người Nhật khi giao tiếp.

5. Hãy chuẩn bị một tập danh thiếp phù hợp

Khi hợp tác với người Nhật, thì một cách dễ gây thiện cảm là hãy chuẩn bị một tập danh thiếp hợp mắt của họ, mà các thông tin thường được sắp xếp theo một trình tự cụ thể, dễ đọc dễ nhớ, thường có phần chức danh được in đậm và làm nổi bật, để giúp người đọc xác định ngay cấp bậc người đang giao tiếp với mình là ai, tránh gây sự phân tâm, lo nghĩ.

Qua những điều đã đề cập ở trên, một lần nữa cho thấy sự coi trọng danh thiếp trong văn hóa việc làm Nhật Bản là như thế nào và ưu thế trong việc sử dụng danh thiếp để gây thiện cảm trong giao tiếp với người Nhật. Hy vọng điều này sẽ giúp người đọc có thêm những hiểu biết thú vị và đặc biệt là dành cho những người sắp bước vào môi trường việc làm Nhật Bản, trang bị thêm cho mình những kĩ năng cần thiết cho việc hòa nhập vào công việc sắp tới.