7 từ không nên có trong một email chuyên nghiệp của bạn

No comments

Thay vì dùng: “Có thể tôi sẽ gửi bản phân công nhiệm vụ vào buổi trưa”, hãy dùng: “Tôi không thể gửi các bảng phân công nhiệm vụ vào trưa nay vì tôi cần phải

Nếu bạn không muốn bị đánh giá là một người thiếu chuyên nghiệp và không đáng tin cậy trong công việc thì đã đến lúc bạn phải bỏ ngay những “từ ngữ” dư thừa này ra khỏi email.

1. “Chỉ…” / “Chỉ là”/“Đơn giản là…”

Cụm từ này sẽ hạ thấp tầm quan trọng của công việc mà bạn đang muốn nhắc tới. Người nhận sẽ cho rằng đây là công việc không cần phải cho vào hàng ưu tiên, hoặc không đòi hỏi sự lưu tâm đáng kể”.

Thay vì dùng: “Tôi chỉ muốn kiểm tra xem bạn có thông tin phản hồi nào về các bản thảo tôi đã gửi qua hay không”, hãy dùng: “Bạn có phản hồi nào về các bản thảo tôi đã gửi qua không? Tôi cần chúng vào cuối ngày”.

2. “Có thể”

Từ “có thể” mang hàm ý không có gì là chắc chắn. Người nhận sẽ không mấy quan tâm đến việc họ có nhận được email từ bạn hay không. Họ cho rằng bạn đang cung cấp thông tin thiếu chính xác và còn đang do dự.

Thay vì dùng: “Có thể tôi sẽ gửi bản phân công nhiệm vụ vào buổi trưa”, hãy dùng: “Tôi không thể gửi các bảng phân công nhiệm vụ vào trưa nay vì tôi cần phải hoàn thành một số công việc quan trọng khác. Tôi sẽ gửi vào cuối ngày hôm nay”.

3. “Thử…” / “Cố gắng…”

Từ này cho thấy bạn đang không tự tin vào khả năng của bản thân và không chắc chắn cho một kết quả công việc tốt nhất.

Thay vì dùng: “Tôi sẽ thử chỉnh sửa bài viết bạn đã gửi cho tôi”, hãy dùng: “Tôi sẽ sửa bài viết ngay bây giờ và phản hồi ý kiến vào 14h chiều nay.”

4. “Nghĩ rằng…” / “Theo quan điểm của tôi thì…” / “Tôi cảm thấy là…”

Cách nói này cho thấy bạn đang chỉ đưa ra ý kiến cá nhân và mọi người có quyền bác bỏ ý kiến của bạn. Nếu bạn cho rằng ý kiến của mình là chỉ thị cần phải làm thì bạn nên bỏ cụm từ trên đi.

Thay vì dùng: “Tôi nghĩ rằng chúng ta nên kiểm tra số lượng bạch cầu của bệnh nhân”, hãy dùng: “Hãy kiểm tra lượng bạch cầu của bệnh nhân”.

5. “Thứ gì đó”

Cụm từ này cho thấy bạn là người thiếu chính xác và thiếu chuyên nghiệp trong công việc. Hãy đưa ra một câu trả lời chắc chắn nếu bạn không muốn phải trả lời thêm một email nữa.

Thay vì dùng: “Tôi đã thấy đơn khiếu nại của khách hàng. Tôi sẽ tặng họ phiếu giảm giá hoặc một thứ gì đó khác”, hãy dùng: “Tôi đã thấy khiếu nại của khách hàng về việc giao hàng chậm trễ ngày hôm qua. Tôi sẽ tặng họ một phiếu giảm giá vào lần mua hàng tiếp theo”.

6. “Có lẽ…”

“Có lẽ” là cụm từ mang tính chất phỏng đoán, chưa xác định. Nó khiến cho người nhận không biết có nên bắt tay vào xử lý công việc ngay hay không. Hãy đưa ra mong muốn và yêu cầu của bản thân một cách thẳng thắn.

Thay vì dùng: ” Có lẽ chúng ta nên tuyển dụng thêm một nhân viên IT”, hãy dùng: “ Hãy tuyển một nhân viên IT mới trong tuần này”.

7. “Liệu rằng”

Cụm từ này sẽ làm giảm trọng lượng yêu cầu của bạn trong mắt người nhận. Bạn không nhất thiết phải xin lỗi hay đưa ra lý do không cần thiết trong email.

Thay vì dùng: “Tôi rất lấy làm tiếc là có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều, liệu rằng chúng ta có thể thảo luận lúc 2 giờ?” Hãy dùng: “Tôi có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều. Chúng ta sẽ bắt đầu thảo luận vào lúc 2h.”